如何撰寫報告和提案：第四版（創造成功經典係列） [ How to Write Reports and Proposals] epub pdf mobi txt 電子書 下載 2024

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産品特色

編輯推薦

適讀人群 ：1.一綫管理人士；2.各
·提升職場競爭力佳作：據美國管理協會（AMACOM）研究數據顯示，高超的寫作技能可以節約30%~50%的寫作時間，閱讀這樣的文章更是可以省下50%的時間。商務人士在閱讀和寫作郵件、報告、建議書等方麵花費的時間是非常巨大的，能夠提高寫作能力，幫助商務人士在較短的時間內撰寫清晰、具有說服力的報告和建議書的實用指導書將對他們工作效率的提高大有裨益。
·叢書長銷，經典再版：本書是Kogan Page齣版社“創造成功經典係列”之一，該係列匯集瞭約翰·阿代爾等知名作傢，內容涵蓋職場成功所必備的13項技能，例如，如何提升溝通技能、領導力，如何撰寫商業計劃書、營銷計劃書，以及如何決策與解決問題等，目前已被翻譯成30多種語言，印量超100萬冊。

內容簡介

《如何撰寫報告和提案》對於任何想要學習有效寫作技能的人來說都是必要的。以書麵的形式錶達信息，以清晰和具有說服力的方式呈現提案或報告，對任何商務人士都是重要的技能。本書在如何讓報告和提案打動、說服您的同事及客戶方麵提供瞭實用的建議。它將幫助你在寫作技能，寫作前建設性地思考，創作優秀的報告，製作有說服力的提案，使用清晰而有特點的語言，及有效地呈現數字和圖錶等方麵獲得提高。
本書是第四版，新版本有豐富的檢查清單，練習和現實生活的例子，也包含瞭在不同媒介影響下如何簡潔寫作的內容。《如何撰寫報告和提案》將幫助您彆具一格地呈現一個好主題。

作者簡介

帕特裏剋·福賽思主講的“試金石培訓與谘詢”課程專注於市場、銷售和溝通技巧。他齣版瞭50多本有關商業成功的書籍，並翻譯為23種文字，其中包括一同被選進“創造成功經典係列”的《高效能時間管理術案》（Successful Time Management）。他經常在齣差時寫書，為英國雜誌《寫作》（Writing Magazine）撰稿，並且設計和運營培訓項目。

目錄

緻謝 / V

新版說明 / IX

引言 陷阱和機會 /XIII
緻命細節 / XVII
一個留下印象的重要機會 / XVIII

第一章 好的商務寫作由什麼構成 / 001
溝通的隱患 / 003
陷阱：嚴重，非常嚴重 / 004
為什麼寫報告 / 007
讀者的期望 / 008
讀者的視角 / 011
強大的習慣 / 013
獲得閱讀 / 015
不恰當的標準文件 / 015
明確的意圖 / 016
達到絕對清晰 / 016
豐厚的迴報 / 019
一個重要的機遇 / 020

第二章 創作優秀的報告 / 023
報告的定義 / 025
設定明確的目標 / 027
閤理的結構 / 029
首先，開頭 / 031
正文 / 034
結尾 / 036
結尾後 / 038

第三章 準備寫作 / 041
為什麼需要這個報告 / 045
準備前的調查研究 / 047
係統的方法 / 049
摒棄舊習慣 / 061

第四章 語言的力量 / 065
培養適當的寫作風格 / 067
讀者的期望 / 068
讀者不喜歡的 / 074
作者的方法 / 075
語言的使用 / 078
語言為你所用 / 079
慎重選擇語言 / 081
要避免的錯誤 / 082
遵循規則 / 086
風格 / 088
技術的削弱作用 / 089

第五章 數字清晰 / 093
數字屬性及盲區 / 095
避免數字盲區 / 096
清晰地呈現數字的方法 / 098

第六章 具有說服力的提案 / 107
積纍的過程 / 109
關鍵階段 / 111
說服技巧 / 112
禁忌 / 112
建議 / 114
報價與提案 / 116
選擇格式 / 117
時間安排 / 119
提案內容 / 121
檢查清單 / 128
封麵信 / 130
提案呈現 / 136
贏得關注 / 137

第七章 布局和呈現的貢獻 / 139
頁麵看起來如何 / 143
標注重點 / 146
展示工具 / 149
包含的其他內容 / 151
整體包裝 / 152

後記 / 155
附言 / 160

精彩書摘

第二章 創作優秀的報告

讓我們先正式定義什麼是報告。

報告的定義

報告是一份書麵文件，有既定目標地呈現其所選擇主題的事 實，因而明確的目標必不可少。報告通常是決策的輔助工具。它 們可以是正式的或不太正式的，可以是套用已有的格式（如每月 一次的定期報告），也可以是與某些話題相關的純粹一次性的報 告。它們的篇幅可以從一頁到數百頁不等，並可以有一個或多個 作者（如某委員會的報告）。如是多個作者，需要有一位主筆人， 這樣會使定稿等相關事項變得更容易。
有非常多的不同類型的報告，而我們在此隻討論適閤大多 數人或機構需要的類型。為瞭體現差異，報告可分為如下錶中的幾種。


簡報 當管理者提供某事的可能結果的概要時使用（例如重大事情或政策的改變和/或由此産生的問題）
調查結果 可能是正式的研究，如市場調研或其他研究，列齣 客戶或潛在客戶對某些問題的迴答，以及這些信息 如何指導行動；也可能是內部的和非正式的調查， 如寫齣搬遷辦公室對自己的影響
更新 可能總結瞭關於任何活動或其結果（財務業績、産 品銷售與生産力等）的一些定期信息（每周、每季 度或其他）
討論文件 通常被定義為齣方案之前的階段，它本質上是一個 為思考或討論提供素材的文件（並且在審查之後）， 之後可能會有一個正式而具體的提案
提案 本質上是用於說服的（很多是匿名的）


除此之外，報告的主題可能會有各種各樣的內容，從一個特 定候選人在求職麵試中的錶現如何，到強調頭腦風暴會議中的最 佳想法或針對特定行動的嚴密論證。但萬變不離其宗的是，值得 讀的報告都有明確的意圖。考慮到報告的各種可能，這裏討論的 重點是最典型的報告（比如篇幅為12~40 頁的報告）。讀者應該牢 記自己需要撰寫的報告的特點。我將在本章討論報告的不同結構 安排，而提案單獨安排在第六章闡述。
關於不同報告的內容範圍的確定，在考慮把文字落實到書麵 上的實際過程之前，我們先看看一份好報告的架構。這裏有兩個注意事項。

■ 什麼對讀者有用？
■ 什麼能幫助你輕鬆快速地完成報告？

其中第一個問題的答案是最重要的，但幸運的是，答案中涉及的因素對第二個問題也是有價值的。這樣，思考的起點就清楚明瞭。

設定明確的目標

首先要解決的最重要的事情就是為什麼寫報告？它是為瞭說 明什麼？幾乎沒有報告隻是“關於”一些事情。當然，它們可能 有各種意圖：通知、激勵等。但是，最重要的是總體目標。這又 意味著你必須清楚在報告交付和被閱讀後，你想要的最終結果是什麼。
例如，寫一個“關於辦公室搬遷的可能性”的報告就不是一 個明確的目標，而明確的目標應該是寫報告來解釋為什麼搬遷辦 公室可能是必要的，比較不同解決方案的相對優點並推薦最好的 選擇。即使這可能需要列齣更多的細節，如對於員工和客戶等不 同群體的優 / 缺點，以及他們可能會以不同的方式受到影響，那 也是值得做而且必須要做的。
目標應從讀者的角度來定義。你需要考慮如下一些問題。

■ 哪些人是報告針對的人群？
■ 讀者是單一人群時，是否有多重需求必須被滿足？
■ 這些人想要報告的原因是什麼？
■ 他們想要什麼，需要什麼細節？
■ 他們不想要什麼？
■ 他們尋找的結果是什麼（他們想要瞭解什麼，他們想要采 取什麼行動，或者他們想要做齣什麼決定）？

因此，瞭解報告收件人的一些情況可能會很有幫助。當然， 你可能本來就很瞭解他們，例如，他們可能是與你緊密閤作的同 事。如果不瞭解，就請問你自己如下一些問題。

■ 他們是什麼樣的人（例如男 / 女，年輕 / 年老）？
■ 你瞭解他們多少？
■ 他們對報告主題的經驗如何？
■ 他們對這個話題瞭解多少？
■ 他們對此的態度是什麼（歡迎 / 敵對）？
■ 他們的個人參與度如何（即這些問題如何影響他們）？
■ 他們如何評價主題的重要性？
■ 他們是否有可能對該主題有興趣？
■ 他們讀完報告會如何行動？

接下來所有的事，比如你寫什麼，你怎麼寫，以及你怎麼樣排列，都依賴於這個首要的前提——一個明確的目標確實是一個 好報告的基礎。我們將在下一章有關寫作準備的內容中迴到這一 點，以及討論如何恰當地設定一個明確的目標。現在，我們來看 報告本身的實際形式。

閤理的結構

可以想象的最簡單的結構是開頭、正文和結尾。實際上這些 是一份報告必須包括的部分，但不同報告的論證過程或者呈現的 案例的復雜程度都各不相同。這自然而然分為四部分：

■ 設定情況；
■ 描述影響；
■ 迴顧可能性；
■ 提齣建議。

報告有兩種結構可以同時使用，如圖 2-1 所示。
舉一個例子有助於闡明論證清楚所寫主題需要的邏輯方式。 假設一個組織有一定的溝通問題，一份建議改善這種情況的報告 大緻遵循以下行文順序。

■ 情況 這可能是指組織內外書麵溝通的數量和重要性，也 可能是指寫作能力差且沒有可操作標準的事實，也沒有任 何培訓來提高溝通技能，或者缺乏組織內部接受並認可的溝通模式。
■ 影響 這可能包括從生産力的損失（因為創作文件花費的 時間太長，必須不斷地迴顧澄清），到低效率或因誤解溝 通內容而産生的更嚴重的後果。它還可以包括由於在組織之外傳閱的文件——也許是給客戶——太差而造成的形象 受損。
■ 可能性 在這裏，與任何論證一樣，行動方案可能會多種多樣，它們也都有自己的優缺點。繼續這個例子，這些報 告可能僅僅是寫給一個核心小組的，也可能是為瞭完全取消書麵工作或製訂培訓計劃並進行後續係統監測，以確保 有所改善。
■ 建議 這裏需要列齣“最佳”選項。或者，在一些報告中，必須審查多個供他人選擇的選項。建議要具體，說明究竟 應該做什麼，由誰何時做，以及成本和物流等細節。

在所有階段，你都應避免泛泛而談。報告應該包含事實、 證據和足夠的“詳細情況 ”，以此作為收件人的決策或行動的 適當基礎。
清楚地記住論證的整體架構，我們可以看到報告本身的更多 細節。報告從頭到尾的行文方式，是為瞭支持論證，使之易於閱 讀和理解，必要的情況下也使寫作過程有趣一些。
沒有什麼意外的話，報告分三個部分是閤適的，通常縮寫為： 告訴……告訴……告訴……完整的是：告訴人們你要告訴他們 的——介紹；告訴他們詳情——報告的正文；然後告訴他們你已 經告訴他們的——總結。

首先，開頭

首先必須以讀者的立場開始。他們開始閱讀時會思考什麼？ 會很有趣嗎？可讀嗎？會幫到我嗎？是不是重要？報告能引起他們的重視，將他們的注意力從周圍的其他事上吸引過來嗎？
報告的讀者都有自己的日程安排，如前所述，他們希望報告簡潔；本質上，他們隻有覺得報告可理解、有趣並適閤他們的情 況時纔會真正考慮閱讀它。他們不想花時間關注後卻發現報告內 容不閤適。報告不應該使讀者感到睏惑，科學 / 技術術語或專業 術語會使大多數讀者無法理解，令人費解的結構（或缺乏條理） 會讓他們失去興趣，更不能用輕視的語氣。
判斷很容易得齣。在最前麵的幾行中，觀點就已經形成，這 會影響他們對其餘部分的閱讀。第一印象會持續，所以這個階段 非常重要，而且可能需要格外的思考來措辭和恰到好處地組織報 告的架構。
開篇必須是介紹，包括：

■ 設置場景（這可以包括聯係職權範圍或過去促使報告得以 完成的討論）；
■ 說明話題和主題（也可能是處理方案）；
■ 目標明確；
■ 開始進入主題，創造一個將讀者從報告第一部分引導到核 心內容的綫索；
■ 定位適閤讀者（不能讓他們覺得像是在打聽他人的重要 事務）。

同時，開篇務必要交代一下作者的信息，其中要體現任何你 想要讀者感覺到的信息（你是專傢、很專業或其他），而不是任何不當的信息（太多的術語可能會錶明“這個人不瞭解讀者的需求”）。 所以這個元素必須加入（我們將在第四章討論）。
如果要吸引讀者閱讀，報告必須快速切入主題。這不排除場 景的設置。報告可能這樣開頭：“這個報告旨在論證組織如何不犧 牲質量地降低 10％的成本。”之後，也許再多點，讓讀者想知道如 何降低，就可能必須迴過頭來準備對當前支齣的分析。但是人們 知道報告的目的是什麼——一旦一個值得閱讀的意圖已經說清楚， 他們會更容易地閱讀內容。
報告的語調也需要在第一階段展現齣來。正如主持人需要與 觀眾建立聯係那樣，如果一份報告體現齣必要、有用、有特定目 標、寫得明確且由讀者想瞭解的人撰寫，那麼，最重要的是，對 讀者要體現齣理解和關心，這樣它將受到持續的關注。
開個好頭，接下來的任務通常會更輕鬆。這當然適用於寫 作。感覺自己開瞭個好頭將為接下來的內容順利撰寫建立信心。 閱讀亦是如此：如果文件一開始讀起來很好，人們自然會繼續 閱讀，並且期望接下來與開頭的滿意度一緻。職場中難免有大 量的挫摺，因此那些讓人看起來更輕鬆的文件很快就會獲得認 可和贊賞。
內容摘要（放在文章開頭而不是結尾的總結）能起到良好效果， 原因之一是它符閤許多上文說到的開始標準。它使讀者有興趣繼 續閱讀去發現細節，並看看如何以及為什麼得到已有的結論。關 於摘要的問題將在第六章進一步探討。


正文

這是文件的核心。這裏有大量的內容，因此它最需要完整而 閤理的結構和組織。這裏的主要目標是：

■ 現報告信息細節；
■ 保持並深化讀者興趣；
■ 確保清晰度和方式適閤讀者。

繼續深入是有必要的。在這裏，報告可能尋求讀者接納，或 反之，開始遇到人們對其所錶達內容的反對或拒絕。同時，任何復 雜性必須保持可控，必須做到一次隻簡單地闡述一個點。試著練習 我所講的，在這裏，很多要點都旨在保持這一核心部分不跑題。

呈現內容

■ 邏輯化的結構 選擇一種貫穿內容和給讀者描述的方式（例 如按時間順序描述某事）。
■ 指明方嚮的意圖 明確地知道什麼（及為什麼）會使閱讀更容易，這就是許多文件需要一個目錄頁的原因。這樣的 意圖也可以在文本中實現，如“我們會根據時間、成本和 人員這三個關鍵因素對項目進行評估。第一，時間……”（也 許之後是標題“時間”）。這怎麼做都不過分，它所提升的 清晰度及對將要讀到什麼內容的感覺是會受到讀者贊賞的。
■ 使用標題（和子標題） 這不僅是一個有效的標識方法與形式，它也以視覺方式分割文本並使頁麵更容易閱讀（相對 於現代商務書籍，如本書，內容密集的教科書令我們許多 人在學校時飽受摺磨）。
■ 恰當的語言 這在每個階段都很重要（見第四章）。
■ 使用圖形（視覺圖形工具） 這包含兩種因素，如粗體、大 寫字母等；插圖，包括麯綫圖、錶格和柱狀圖等。它們都 能提高清晰度（將在第七章中討論）。

獲得接納
這是一個謹慎的目標，可以通過如下幾種方式來實現。

■ 聯係特定人群 與那些針對特定人群的觀點與論證相比， 通用觀點和論證可能不會那麼容易被接受。報告可能介於 二者之間，一些段落或觀點普遍適用，而其他事項以“對於那些新的組織……”或“那些在銷售部門……”等開始。
■ 提供證明 當渴望接納時，你需要提供觀點之外的內容， 尤其是你被視為擁有某種既得利益時。所以，來自其他地 方的意見、研究、統計和測試等內容都能增強你的說服力。記住，來源的可接受性和它所帶來的力量之間是有聯係的， 所以你需要非常仔細地選擇如何最好地陳述觀點。
■ 預料反對意見 對於那些你確定在閱讀報告時會進入讀者頭腦的反對意見，你切記不可采取忽略的態度，否則他們 會很輕易地推翻報告所錶達的內容。通常，直麵這種反對意見比較好，比如明確錶示：“有些人會問如何……所以在 接下來的三段中，我將詳細論述。”

報告的正文部分需要與開頭和結尾有明確的聯係。它應該巧 妙地承接引言的觀點，特彆是當它們對報告結構有影響時（這應 該是一緻的）；而且應該同樣地聯係結尾。這意味著內容的綫索需 要貫穿和連接整個報告的三個主要部分。
最終結論應該沒有漏洞或瑕疵。它呈現的內容是連貫的，所 有的結構都是支持它的而不是與之相悖的，最終結論是基本清晰 也易於理解的。
在繼續討論結尾之前，最後一點是值得注意的。有時候，如 本段所述，如果中間的正文內容以“最後，在總結前的最後一 點……”結束，效果會更好。

結尾

在此，有必要列示報告結尾中存在的如下一些不當之處：

■ 有些報告似乎想避免結束 中間正文部分脫離瞭整體結構， 會使人感覺有東西沒講完，“還有另一件事”，這會令人分 心並且很煩惱；
■ 避免錯誤的結尾 我不久前看到一個報告在最後一段中用瞭三次“終於”，雖然使用方式略有不同；
■ 小心擾亂結構 報告已經進入最後一個標題瞭，但實際上沒有嘗試收尾——可能是由於不必要的重復或離題論述而 添加的一段或幾頁，這都會造成乾擾。

那麼你應該在這裏積極做些什麼呢？最後有三個具體的目標：

■ 達成並提齣結論（這反映瞭該文件類型及其呈現的論證屬性）；
■ 整閤並總結內容；
■ 以“高調”或贊揚積極地結束，或者，如果結論有點誇大瞭（很多報告都是常規的結尾方式而不是令人興奮的方式），那你的 結尾需要有力量或權威說法讓人信服，而不是草草結束。

總結要做到簡潔有效並不是一件很容易的事情。正因為如此， 它代錶瞭一個特彆的機會。如果總結做得很好，整個報告就會令 人印象深刻。反過來，這也實際上有助於報告得到應有的重視。 事實上，我們知道許多人在決定閱讀報告之前，會先看一眼結尾。 如果總結是即將看到的內容的一個很好的樣本，那麼它將強化讀 者繼續閱讀的決定。
如果正文順序和結構是閤理、可靠和符閤邏輯的，對內容的 總結就會簡單很多。畢竟，總結是很多案例自然而然的結論。這 部分相對較短是被廣泛接受的，但這並不意味著總結隻能是幾行， 通常一個長而復雜的報告需要比幾行的總結更多的內容——重要 的是總結所呈現的內容具有與整個報告相匹配的長度。結尾既要 做一個簡要總結，也要包含內容的精髓和結論，這使得它不經過 仔細考慮很難完成。
報告的結尾需要額外地花費時間進行編輯和檢查，而這些額 外的付齣都是有用的。當然，艱難地完成一份長篇報告，然後由 於不重視結尾這個至關重要的階段而使其有效性遭到削弱（或最 壞的情況下被破壞），這是一種極大的浪費。

結尾後

值得注意的是，“結尾”並不意味著報告真正的結束。換句話

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