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内容简介

　　《档案管理学》（第四版）是“十二五”普通高等教育本科国家级规划教材。教材共分
　　四编17章，内容包括：档案实体管理、档案信息资源开发利用、专门档案管理、档案信
　　息化等四个档案管理知识模块。系统讲述了档案管理的理论、原则、规则、技术和方法。
　　其中，档案实体管理知识模块的内容包括：档案实体管理的一般原则和方法，档案价值鉴
　　定、档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的登记和统计等原理、技术和方法。档
　　案信息资源开发利用知识模块的内容包括：档案信息资源开发的意义和原则，档案检索、
　　档案编研、档案提供利用等方面的原理和方法。专门档案管理知识模块的内容包括：专门
　　档案的概念及专门档案的管理体制，人事档案、会计档案、声像档案的管理原理和方法。
　　档案信息化知识模块的内容包括：档案信息化的内容与原则，电子文件管理、档案数字化
　　等原理、技术和方法。
　　 21世纪的档案管理对象已经发生了较大的变化，既包括传统的以模拟方式记录的档
　　案，也包括以数字方式记录的档案。档案管理模式也从既往的较为单一的管理模式，发展
　　成为目前的多元混合管理模式。伴随着这些发展和变化，中国档案管理学的内容也在不断
　　总结实践经验和吸纳中外档案管理理论研究的先进成果的基础上，得到丰富和发展。
　　 《档案管理学》教材，是在长期从事档案专业教育的专家、学者们集体智慧劳动成果
　　的集成。在中国的档案管理学的学科建设历程中，学界前辈们的贡献是值得我们永远铭记
　　的。我们正是站在他们的肩膀上，继承了他们开创的事业，才完成了本次教材的修订
　　工作。 《档案管理学》（第四版）主要补充和丰富了档案价值鉴定、档案分类、档案检索、档
　　案保管、档案编研、专门档案管理等方面的内容，更加深入地阐述了档案价值鉴定的原
　　则、规则和方法，进一步明确了档案分类的要求和做法，增加了建设档案目录数据库的知
　　识，补足了档案保管和档案编研的工作内容和方法，介绍了对专门档案管理的新要求和新
　　做法。从内容上看，《档案管理学》（第四版）比第三版的内容更为系统、全面。
　　《档案管理学》（第四版）不仅可以作为国内普通高等学校的档案专业教材，而且也可
　　以作为各级各类档案行政机构、档案馆、档案室、文件中心等组织开展档案在职教育、继
　　续教育、档案工作人员职业技能培训的教材。同时，也可以作为各种社会组织的从业人
　　员、信息管理人员了解本行业基本档案管理知识和技能的学习参考书。

作者简介

王英玮 管理学博士，中国人民大学信息资源管理学院（原档案学院）教授、博士生
导师。他的主要研究领域是档案学基础理论、政府与企业档案管理、专门档案管理、信息
管理基础理论。目前已经发表学术论文数十篇，并主编、参编、撰写了多部教材和专著，
其中《档案管理学基础》、《专门档案管理》、《信息管理导论》、《档案行政学》、《信息时代
的人事档案管理》等教材，被我国高校和档案管理部门广泛采用。

陈智为 中国人民大学信息资源管理学院（原档案学院）教授、硕士生导师。他的主
要研究领域是档案管理应用理论、档案社会学、档案行政学。他发表过大量有社会影响力
的学术论文，并主编、撰写了多部教材、专著，其中《新编档案管理学》、《档案管理学》、
《档案行政学》等教材，被国内许多高校采用。

刘越男 管理学博士，中国人民大学信息资源管理学院（原档案学院）教授、副院
长、博士生导师。她的主要研究领域是电子文件管理、数字档案馆、信息资源管理。目前
已经发表学术论文数十篇，并且主编、参编、撰写了多部教材和专著，其中《电子文件管
理国家战略》、《建立新秩序》、《电子文件风险管理》、《政府网站的构建与运作》等
教材和专著，均受到社会的普遍好评。

目录

绪 论

第一编 档案实体管理
第一章 档案实体管理概论
第一节 何谓档案实体管理
第二节 档案实体管理的原则
第三节 档案实体管理的方法
第二章 档案价值的鉴定
第一节 档案价值鉴定工作的内容与要求
第二节 档案价值鉴定工作的规则与方法
第三节 档案价值鉴定标准
第四节 档案保管期限表
第五节 档案鉴定工作的制度与组织
第三章 档案的收集
第一节 档案收集工作概述
第二节 档案馆（室）藏建设
第三节 档案室的收集工作
第四节 档案馆的收集工作
第四章 档案的整理
第一节 档案整理工作概述
第二节 全宗
第三节 全宗内档案的分类
第四节 立卷方法的改革
第五节 立卷方法的改革附件
第六节 类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号
第七节 档案整理中的组织管理
第五章 档案保管
第一节 档案保管概述
第二节 档案保管条件
第三节 档案库房管理
第四节 档案保管制度
第六章 档案登记和统计
第一节 档案登记和统计概述
第二节 档案室的登记和统计工作
第三节 档案馆的登记与统计工作
第四节 档案行政管理部门的统计工作

第二编 档案信息资源开发利用
第七章 档案信息资源开发与利用
第一节 档案信息资源开发的意义和原则
第二节 档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措施
第三节 档案提供利用的含义与我国档案利用理论的形成及发展
第八章 档案检索
第一节 档案检索概述
第二节 《中国档案分类法》
第三节 《中国档案主题词表》
第四节 档案著录
第五节 档案标引
第六节 档案检索工具与目录中心
第七节 档案目录数据库
第九章 档案编研
第一节 档案编研工作概述
第二节 现行文件编研
第三节 历史档案编研
第四节 档案编研制度
第十章 档案提供利用
第一节 档案提供利用在档案工作中的地位和怎样做好档案的提供利用工作
第二节 档案利用服务的方式
第三节 档案提供利用的宣传和咨询服务
第四节 开放档案

第三编 专门档案管理
第十一章 专门档案导论
第一节 专门档案概述
第二节 专门档案的管理
第三节 专门档案的管理体制
第十二章 人事档案
第一节 人事档案和人事档案工作
第二节 人事档案的收集与鉴别
第三节 人事档案的分类
第四节 人事档案的转递和查阅
第十三章 会计档案
第一节 会计档案概述
第二节 会计档案的收集与保管
第三节 会计档案的整理
第四节 会计档案的鉴定与销毁
第五节 会计档案的提供利用
第十四章 声像档案
第一节 声像档案概述
第二节 照片档案
第三节 录音、录像档案

第四编 档案信息化
第十五章 档案信息化概论
第一节 档案信息化的概念和内容
第二节 我国档案信息化的发展阶段
第三节 档案信息化的意义与发展原则
第十六章 电子文件管理
第一节 电子文件的概念和技术特点
第二节 电子文件管理的目标和方法要点
第三节 电子文件的形成与分类
第四节 电子文件的鉴定与归档
第五节 电子文件的著录和开发利用
第六节 电子文件的保管与移交
第十七章 档案数字化
第一节 档案数字化的概念和工作流程
第二节 档案数字化工作的要求
第三节 档案数字化的关键技术
第四节 档案数字化案例

精彩书摘

第二章档案价值的鉴定

内容提要
本章重点讲五个方面的内容:一、档案价值鉴定工作的内容与要求。二、档案价值鉴
定工作的规则与方法。三、档案价值鉴定标准。四、档案保管期限表。五、档案鉴定工作
的制度与组织。

第一节 档案价值鉴定工作的内容与要求
一、档案价值鉴定工作的概念
档案价值鉴定工作，就是以科学的档案价值鉴定理论为指导，合理运用档案价值鉴定
的原则、法律规范、标准、程序和方法，判定档案的保存价值，确定档案保存期限，决定
档案“存”与“毁”的一项专业性档案业务管理工作。
在纸质档案占主导地位的时代，档案价值鉴定工作的重心，是对档案保存价值的评价
与预测，旨在解决档案实体数量大量增长与档案管理部门有限存储空间之间的矛盾，并为
组织和人类社会保存相对充分的历史活动证据和集体记忆。在电子文件和电子档案占主导
地位的时代，档案价值鉴定工作的重心，则是切实保障归档电子文件、电子记录的质量，
并为组织和人类社会留存可以长期保存的真实、完整、可读、安全的数字证据和数字记
忆。本节将重点说明以纸质档案为主体的档案价值鉴定工作。
档案价值鉴定工作概念的内涵特征主要包括:
第一，档案价值鉴定工作必须以科学的档案价值鉴定理论为指导。没有科学理论指导
的档案价值鉴定工作，必然是盲目的实践活动，也会给组织和社会证据体系的完整性、系
统性和安全性带来巨大的风险和损失。为此，中外档案学理论研究都非常重视对档案价值
鉴定理论的研究和探索，并提出了诸如“双重价值论”、“职能鉴定论”、“年龄鉴定论”、
“宏观鉴定理论”、“文献战略”、“相对价值论”等理论思想。
第二，档案价值鉴定工作必须遵从切合实际的档案价值鉴定原则、法律规范、标准、
程序和方法。“合法合规”，已经成为一种通行的指导档案价值鉴定工作组织开展档案价值
鉴定活动的原则。这种原则可以有效地避免档案价值鉴定实践中随意、主观地毁损档案资
源问题的发生，并可以统一参与鉴定工作人员的思想，规范其鉴定行为，保证档案价值鉴
定质量，提高档案价值鉴定工作效率。
第三，档案价值鉴定工作是对档案保存价值的评价和预测。档案之所以有保存的必
要，首先是因为它可以为其形成者提供较为充分的业务活动证据和法律证据，并可以为组
织和人类社会积累和保存具有参考价值的经验、数据、信息和知识。其次是因为在纸质档
案占主导地位的时代，因文件和记录的数量以几何级数增长，人类社会没有能力保存数量
如此巨大的文件和记录，只有通过鉴定，“去粗取精”，并根据有限的保存空间决定文件和
记录的“存”与“毁”，将其中保存价值较大的留存下来，而对那些保存价值不大或没有
保存价值的加以销毁。
第四，档案价值鉴定工作应对确定留存的档案划定保存期限。档案作为一种证据性记录
和历史信息记录，其发挥作用的时限是不同的。有的档案发挥作用的时限是短期的，有的档
案发挥作用的时限是长期的，有的档案发挥作用的时限却是永久的。档案价值鉴定工作组织
和鉴定人员应根据对档案发挥作用时间长短的估价和预测，合理划定留存档案的保存期限。
第五，档案价值鉴定工作是一项专业性很强的档案管理业务工作。从事档案价值鉴定
工作的人员，不仅应当熟悉和掌握档案价值鉴定的理论、原则、规则、程序、规范、标准
和方法，而且要拥有足够的业务工作经验、严谨的工作作风、科学的工作态度和团队合作
精神。只有如此，才能保证档案价值鉴定工作的质量，避免组织和国家档案财富的损失。

二、档案价值鉴定工作的基本内容
档案价值鉴定工作的基本内容包括:
（1）建立档案价值鉴定的工作组织，完善档案价值鉴定工作机制。需要开展档案价值
鉴定工作的组织，应按法律法规的要求，成立档案价值鉴定工作委员会或档案价值鉴定工
作小组，并在单位主管（分管）领导的统一指挥下，开展档案价值鉴定工作。完善的档案
价值鉴定工作机制是确保档案价值鉴定质量的重要保证性条件。其中应包括:有效的沟通
机制——确保鉴定工作中遇到的难点问题得到合理解决;有效的管控机制——确保国家有
关法律法规和标准得到切实落实;经验记录机制——使档案价值鉴定工作中取得的经验得
到记录;风险防范机制——确保列入销毁范围内的档案得到合法合规的处置，杜绝擅自销
毁有保存价值的档案和档案处置过程中的失密、泄密等风险的发生。
（2）制定科学的档案价值鉴定工作政策和规则，订立合理的工作程序、制度和标准。
档案价值鉴定工作政策应明确说明档案价值鉴定工作的主要目的和目标，承担档案价值鉴
定工作任务的组织和人员的责任和义务，档案价值鉴定工作中的重点、难点问题的应对措
施，以及开展档案价值鉴定工作的人、财、物的条件保障等。档案价值鉴定工作的规则、
程序、制度和标准是开展此项工作的要件，缺一不可。档案价值鉴定工作规则，可以有效
地保证参与鉴定的人员明确自己在整个鉴定工作中的行事要求和权限，有利于统一鉴定人
员的思想和行为，防范违规事件的发生。档案价值鉴定工作程序，是根据档案价值鉴定工
作的目标和任务，做出整体工作业务的流程安排。档案价值鉴定工作制度和标准，是根据
鉴定对象的实际情况，以国家的有关法律法规为依据，制定的各项档案鉴定工作制度和档
案保管期限表。
（3）具体判定档案的保存价值，划定需要保存档案的具体保管期限。档案价值鉴定人
员，可根据对档案保存价值的判断和估价结果，按照档案保管期限表，划定列入保存范围
的档案的保管期限。
（4）处置列入销毁范围的档案。在保证档案内容安全的前提下，档案价值鉴定工作组
织可以根据档案销毁制度和档案安全保密制度的要求，选择合理的方式和方法，销毁经过
鉴定已失去保存价值或保存价值不大的档案，并做好处理工作。

三、档案价值鉴定工作的要求
开展档案价值鉴定工作必须从国家和社会的整体利益出发，既要考虑到档案形成者的
业务工作需要，又要考虑到国家和社会历史记忆保存的需要，用全面的、历史的、发展的
和效益的观点，科学合理地判定档案的保存价值。
（一）应从国家和社会的整体利益出发去判定档案的保存价值
档案价值鉴定工作是一项直接关系到一个国家和民族的社会历史记忆能否得到有效维
护、传承和保护的重要工作，应从国家和社会的整体利益出发，科学地组织和开展。那种
只考虑本单位利益，而忽视国家和社会整体利益的档案价值鉴定思想是十分有害的。因
为，每个立档单位之所以会保存档案，其直接的动力来源是为本单位的业务工作的可持续
进行，留存足够的业务活动证据和法律所要求的证据，同时也为保证本单位业务活动的健
壮性，留存那些具有参考价值的文件和记录。但是，随着时间的流逝和立档单位的业务发
展，原来留存的档案就会逐渐失去其业务证据价值和业务参考价值，这时立档单位继续保
存这部分档案的“原动力”就不存在了。如果一个组织只顾及自身的利益，而缺乏国家、
民族的整体利益意识，那么必然的结果就是整个国家和社会的历史记忆不断流失。为此，
在开展档案价值鉴定工作时，尤其是在对“保存期满”的档案进行“定期鉴定”时，各立
档单位和国家档案管理部门只有遵循“从国家和社会的整体利益出发去判定档案的保存价
值”的原则性要求，才能保证我们的国家记忆、民族记忆、社会历史记忆的相对完整性，
才能保证我们民族文化的长久传承和发展。
（二）应采用全面的观点指导档案价值鉴定工作
不谋全局者，难以谋一域。所谓用全面的观点指导档案价值鉴定工作，从立档单位角
度看，就是在判定档案保存价值时，应全面分析影响档案保存价值的相关因素，综合判定
档案的保存价值;从社会角度看，就是在判定档案保存价值时，应避免只从一个机关、一
个部门（机构）或个人的需要出发去开展价值鉴定工作，而应从社会的需要出发去开展工
作。从档案管理的整体效益角度看，坚持全面的观点开展档案价值鉴定工作，也是实现整
个国家档案资源体系建设整体优化目标的需要。如何有效地消除全宗之间的“档案重复留
存”问题，关键的解决办法之一，就是在档案价值鉴定工作中切实采用“全面的观点”，
通过有效的整体控制手段和措施来实现。
用全面的观点指导档案价值鉴定工作，有助于档案价值鉴定人员从整体上把握和认识
有关全宗、类别（系列）、案卷的保存价值，避免孤立地判定每一份文件的保存价值。
（三）应采用历史的观点指导档案价值鉴定工作
档案是历史记录，具有鲜明的历史时代性特征。那种只从“现实需要”出发判定档案
保存价值的思想和行为，会给人类社会档案记忆的完整性和连续性造成极大的损害。在鉴
定档案价值时，坚持历史的观点，就是要根据档案产生的历史条件及其在历史上的作用，
科学地评价其对维护人类社会历史记忆的有用性，确定其保存价值。在档案价值鉴定工作
实践中，坚持历史的观点，就必须坚决反对片面的实用主义观点。
（四）应采用发展的观点指导档案价值鉴定工作
在档案价值鉴定工作中，按照发展的观点开展档案价值鉴定工作，就是要充分考虑到
档案保存的未来意义。档案的保存不仅是现实社会存续和发展的需要，也是子孙万代的生
存与发展需要。档案价值鉴定工作人员应具有一定的预测未来社会发展需要的能力。随着
数字时代的到来，一些在纸质档案占统治地位的时代被鉴定为“保存价值不大”的文件和
记录，其数字形态的记录却因为蕴藏着丰富的、可分析和加工的“数据”和“信息”，而
成为一种非常具有留存价值的资源。所以，那种简单地认为“纸质文件和记录”与“电子
文件和记录”的保存价值相同的观点和做法，是非常武断和有害的。正确的做法是:纸质档
案按传统的价值鉴定标准去判定其保存价值;数字档案（电子档案）的价值鉴定标准则
应重新确定。
（五）应采用科学的效益观点指导档案价值鉴定工作
对于纸质档案等传统载体形态档案的价值鉴定，必须考虑立档单位和国家档案管理部
门的保存能力。那种认为只要文件和记录具有些许利用价值就应作为档案加以保存的思想
观念，不仅脱离实际，而且一旦实施就会劳民伤财。为此，开展档案价值鉴定工作时，鉴
定人员应对列入保存范围的文件和记录的利用价值和利用效益，进行充分的预测和评价。
只有当档案发挥作用所带来的经济效益和社会效益大于我们所付出的管理成本时，才能认
为档案是具有保存价值的。诚然，单纯的“效益”观点（即只评价档案保存的经济效益，
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