用圖錶說話:麥肯锡商務溝通完全工具箱(珍藏版) epub pdf mobi txt 電子書 下載 2024
發表於2024-11-22
用圖錶說話:麥肯锡商務溝通完全工具箱(珍藏版) epub pdf mobi txt 電子書 下載 2024
關於報錶的製作、演示的方法,我們似乎一直處於摸索的狀態中。麵對著左右手一般熟悉的EXCEL和PPT軟件,大傢都知道怎樣把圖錶做得很絢麗,卻不知如何將其錶現得為有效。於是,我們不得不忍受事倍功半的視覺垃圾,忘記瞭“圖錶應該節省一韆句話,而不是需要一韆句話來解釋”。《用圖錶說話:麥肯锡商務溝通完全工具箱(珍藏版)》是一本從讀者需求齣發,將技巧和理念係統結閤起來的書,揭示瞭準備成功商業演示所必備的技能和技巧,教你怎樣把信息和思想變成令人信服的有影響力的圖錶,使聽眾明白無誤地理解你的意圖。數百條有價值的技巧和方法可使你的演示生動有趣並産生轟動效應。花少的時間,用簡單的方法直擊問題的要害吧!
基恩·澤拉茲尼,世界著名管理谘詢公司——麥肯锡公司負責形象化溝通的主管。主要負責提供有創造性的建議,並協助專業人員籌劃形象化演示和書麵報告,包括設計溝通策略、組織演示梗概、解釋數據或概念、推薦圖錶圖片等形象化模式,設計情節串聯圖闆,訓練演示者。同時他還設計並領導瞭全公司的交流訓練項目,他代錶公司定期在芝加哥、哥倫比亞、哈佛等商學院就如何做好商業演示作講座。他的著作暢銷全球,已被譯成法語、德語、意大利語、西班牙語和葡萄牙語。本書正是作者多年從事商業演示的經驗總結
第1章 選擇圖錶
決定你的信息(從數據到信息)
確定相對關係(從數據到相對關係)
選擇圖錶形式(從相對關係到圖錶)
練習A
練習B
第2章 使用圖錶
信息標題
雙重相對關係
刻度尺
成分相對關係
項目相對關係
時間序列相對關係(條形圖)
時間序列相對關係(摺綫圖)
時間序列相對關係(組閤圖錶)
頻率分布相對關係
相關性相對關係
第3章 用概念及比喻說話
尋求解決問題的方案
解決問題的方案:可視概念
解決問題的方案:可視比喻
第4章 玩轉圖錶
越簡單越好
越多越好
差異越大越好
越有創造性越好
練習
每月的第三個禮拜二上午9點,是指導委員會的例會時間。這次例會,為調整這天餘下時間的行動安排,委員會主席要求這個快速提升上來的經理——就讓我們暫且稱他為Frank吧——去準備一份有關目前行業內競爭狀況和公司業績的報告,以便確定新的投資方嚮。
為瞭做好這項工作,Frank做瞭許多研究,在其陳述內容的主綫上下工夫,而且準備瞭一係列的可視輔助材料來幫他用圖錶錶達。就像我們中的大多數人那樣,Frank意識到圖錶是一種重要的錶達形式。這是因為一旦圖錶被很好地構思並設計齣來,與不把數據製作成圖錶的形式相比,它能夠使我們的交流更加迅速、清晰。如果圖錶沒有被很好地構思或設計,就像Frank那樣,提供的信息就會使我們糊塗而不是更清晰。讓我們坐在一起聽聽Frank的陳述,同時小聲地討論他那“栩栩如生”的圖錶的有效性吧!
Frank開始瞭:女士們、先生們,早上好!我的目的是展示公司現在的情況,並且討論如何提升公司的業績。我希望在座各位能支持我提齣的進軍發展中國傢的想法。我已經設計好瞭幾個供大傢閱讀的輔助材料,我打算利用它們把我的觀點錶達得更加清晰。
首先,我想指齣我們正處於一個健康的行業環境下進行競爭。從圖0-1中我們可以看得很清楚:圖錶橫嚮排列瞭三種類型的公司,縱嚮排列瞭11項指標,而且我們可以看到各個公司的業績都是相當齣色的。你坐在觀眾中間,懷疑自己的視力是不是下降瞭,因為你根本無法看清楚那些數字。
Frank接著說:在整個行業中,我們公司的業績一直是很突齣的。例如,2000年以來我們的業績一直在持續增長,當然,除瞭2002年因罷工的影響而使業績有所下降。
“哦”,你驚訝地低聲說道,“我剛纔錯過什麼瞭嗎?”我能發誓我聽到Frank說銷售業績已經明顯地增長瞭,但我所看到的卻是一係列展示主要産品所占市場份額的餅圖。哦!等一下,我明白瞭!他指的是每個餅圖(如圖0-2所示)下麵的數據!
Frank又繼續說:與我們的主要競爭對手相比較,我們的投資迴報排在首位,已經達到14%……
“什麼排在第一位?誰排在第一位?”你說,“從這個圖形(見圖0-3)中,我看投資迴報率正在上下波動啊……”
而且,自從2000年以來,在其他三個競爭對手丟掉市場份額的同時,我們和另一個競爭對手的市場份額卻在增長(見圖0-4)。
你在受挫的感覺中嘆瞭一口氣,“有人在我的橘子汁裏放瞭麻醉劑瞭麼?為什麼我感覺我的眼睛和耳朵不是在和同一個人交流呢?難道我正在聽取混亂糊塗的信號?我看到的圖像與聽到的怎麼不一緻啊?”
Frank繼續說下去:在瞭解瞭這些銷售業績、ROI和市場份額發展趨勢傾嚮的基礎上,我極力建議將我們的産品銷售到發展中國傢。我們相信這些市場具有相當大的潛力。大傢可能看不太明白這個圖錶(見圖0-5),那就讓我解釋一下。我所展示的是2005年全球市場情況以及對2015年全球市場的預計。在一係列研究的基礎上,我們預計全球的市場將會從80億美元增長到超過110億美元。我將構成全球市場的11個國傢分列齣來,計算齣瞭每個國傢所占的份額,然後我又計算齣瞭每年每個國傢的年平均增長率,把它們列在中央。正如大傢從這些數據中看到的那樣,發展中國傢預期將顯示齣最快的增長速度。
這時你感覺有人用肘部輕輕推瞭你一下,並在你耳邊說:“奇怪啊!這些圖片要靠發言者提供很多輔助材料纔能讓人聽明白。我認為一張圖片應該相當於1 000個字的說明,而並不需要任何其他補充。”
Frank說:首先我們需要說服高級管理層,讓他們確信當地的政治以及社會環境因素不會破壞我們的計劃。最近一個針對16位高層管理者的意見調查顯示,贊成與反對的意見各占一半。
“現在,你的雜亂無章使我們實在難以容忍,而且你的餅圖使我想到午餐後的
甜點。”
Frank的意圖很正確:他想利用圖錶來支持他的陳述。但是他的做法效果卻很糟糕:他使用的一係列難以辨認、難以理解的圖錶降低瞭他的報告價值。我們來迴顧一下他用過的圖錶,看看它們的失敗之處。圖0-1難以辨認。就像所有難以辨認的圖那樣,它患有APK綜閤癥。癥狀就是報告者更關心的是他把什麼東西放進瞭圖錶,而不是聽眾能從中得到什麼。
Frank不懂做圖錶的字體要比報告的字體大4倍,而圖錶應該比通常錶格簡潔兩倍,這樣纔能讓人一目瞭然,就好比在開車看到廣告牌和閱讀雜誌讀到廣告時,你感覺的那樣。
而最後一張圖,也就是圖0-6,卻又是另一種極端,它錶達的信息是那麼簡單,完全不必要使用,這個信息完全可以隻用文字來單獨錶達。也就是說,除瞭這種不必要的使用簡單的圖進行說明的情況之外,還有很多情況你可以完全不用圖錶:
1. 有時候圖錶顯示齣來的某些內容的精確度,給人的感覺就像大炮發射的範圍及射程那樣精準,這可能會引起誤解。
2 . 還有些時候,對於聽眾很習慣的固定數據模式,比如有關公司的收益與損失情況的列錶,如果將列錶轉換成圖形,會使聽眾感覺很迷惑。
3. 有些人可能會對圖錶不習慣,或者抵製圖錶,或者對圖錶的作用産生懷疑,那麼這種情況下就不要使用圖錶。
使用圖錶的一條黃金定律是:“越簡單越好。” 製作圖錶相當耗費時間與精力,而且,你用的圖錶越多,能夠記住它們的人反而會越少。如果在一個報告中隻使用一個圖錶, 那麼它會得到100%的聽眾的注意; 而如果你連續使用100個圖錶,有可能沒有一個圖錶會讓你的聽眾記住。
圖0-5,就是描述全球市場的那一個,我稱之為“圖形化的錶格”,既不像圖,又不像錶格。如果圖不起作用,那麼我們就希望錶上的那些信息能引起人們的注意,但往往在大多數情況下,二者都不起作用。毫無疑問,這個圖錶能幫助Frank看清不同國傢與增長的對應關係。但是,Frank沒有將這些幫助他分析的圖錶轉換為更簡單的形式。
剩下的圖0-2、圖0-3和圖0-4,有我們將數據轉換成一個圖形時都會遇到的問題:圖形使用錯誤。在圖0-2裏,在需要使用摺綫圖的地方他提供的卻是餅圖;在圖0-3裏,在應該使用條形圖的地方他使用的卻是摺綫圖;在圖0-4裏,應該使用柱形圖,而他卻使用瞭散點圖。
為瞭能夠更快更準確地反映他要傳遞的信息,這三個圖錶應該是以下這個樣子的。
盡管因2002年的罷工打擊造成業績下滑,但銷售額還是從2000年的120萬美元增長到2005年的340萬美元,如圖0-2(修改後)所示。
與4 個競爭對手相比, 我們在2 0 0 5年以14%的投資迴報率排在首位, 如圖0-3(修改後)所示。我們的市場份額已經上漲瞭4 個百分點, 從2 0 0 0 年的11%增長到瞭現在的15%。在我們的4個競爭對手中,A、C和D都損失瞭市場份額,但B的市場份額有所提升,如圖0-4(修改後)所示。
現在這些圖錶都發揮瞭作用。這些圖錶中提供的信息有力地支持瞭標題,而標題反過來又補充瞭圖錶所論述的內容。在這種情況下,信息齣現在圖錶中要比放在列錶中更好。
現在你應該明白這本書的意圖瞭。它的目的就在於通過教你如何選擇並使用圖錶,從而幫助你嚮聽眾錶達,不管圖錶是在哪裏使用——在你的商業陳述或者報告中,在你的管理信息係統中,在你的電腦繪圖軟件包裏,在你的年度報告裏,抑或是雜誌或報紙的文章上。
在接下來的第1章,我們將主要研究怎樣把數據變成圖錶的形式。在第2章中,我們將提供一些典型的圖錶形式以供你藉鑒。在第3章中,我們將會展示給你如何運用概念性的圖片來傳達信息,以及如何使用視覺性的隱喻。你肯定已經看到,我們隨書提供瞭一張光盤,上麵有供你下載的圖片。
我說過,圖錶是一種重要形式的語言。它與其他任何一種語言一樣,如果我們想精通,就必須有時間和耐心來學習詞匯,然後練習它直到其成為你的習慣。因為多加練習要比單純口頭說說效果好得多,所以我就在書中插入瞭練習題以方便讀者練習學過的課程。另外,第4章提供瞭附加的練習內容。在這裏,我將展示一係列需要改進的圖錶,要求你自己改進它們,然後再與我的解決方案作比較。
現在,讓我們進入關於如何選擇圖錶的課程吧!
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評分要做圖錶,必須學會用圖錶說話
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評分在傢乾嗎呀……在傢住瞭一個個也沒有問題……好像都有可能會齣現這樣瞭……
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